Hướng Dẫn Quản Lý Công Việc Bằng Excel Đơn Giản Cho Doanh Nghiệp SME

Từ trước đến nay thì Excel vẫn được biết đến là một bảng tính. Nó mang lại rất nhiều lợi ích cho người dùng như: thống kê số liệu, tính toán…Ngoài ra thì đối với các doanh nghiệp SME, Excel còn là một công cụ hữu hiệu giúp quản lý công việc hiệu quả.

Bạn hãy theo dõi ngay bài viết dưới đây, EKOIZI sẽ hướng dẫn doanh nghiệp SME quản lý công việc nhanh chóng bằng Excel nhé!

Xem ngay:

• Thiết Kế Mobile App Là Gì? Tại Sao Nên Xây Dựng Mobile App?
• Tại Sao Doanh Nghiệp SME Cần Phần Mềm Quản Lý Công Việc?
• Thiết Kế Website Xu Hướng 2020 Và Những Mẫu Thiết Kế Website Đẹp

Tại sao doanh nghiệp SME cần có bảng Excel theo dõi tiến độ công việc

Không phải ngẫu nhiên mà SME lại sử dụng bảng Excel để quản lý, theo dõi những công việc từ lớn đến nhỏ. Bảng Excel thật sự mang lại rất nhiều lợi ích đối với các doanh nghiệp.

Nó sẽ giúp bạn bám sát được tiến độ công việc, thực hiện công việc theo đúng kế hoạch. Người quản lý sẽ nắm rõ được công việc để hỗ trợ, bổ sung hợp lý. Bạn cũng cần ghi nhớ rằng: Ngoài việc xây dựng kế hoạch công việc khoa học thì yếu tố quyết định sự thành công của các dự án là cần phải theo dõi tiến độ hiệu quả. Bảng Excel sẽ hỗ trợ bạn:

• Quản lý công việc một cách dễ dàng: bảng Excel sẽ quản lý những công việc phải thực hiện, thời gian thực hiện…để mọi công việc được thực hiện chính xác, nhanh chóng.
• Phân chia công việc và nhân sự hợp lý: khi điều chỉnh thời gian để thực hiện các công việc, sẽ có thể khiến phát sinh thêm thời gian hoặc nhân sự. Vì vậy cần có kế hoạch điều chỉnh hợp lý.
• Giúp người quản lý, đối tác dễ dàng đánh giá. Vì bảng Excel sẽ giúp họ dễ dàng thấy được tiến trình làm việc, các công việc đã và đang làm để hỗ trợ, góp ý.

Hướng dẫn tạo bảng quản lý công việc bằng Excel

Excel là công cụ giúp quản lý công việc tốt và việc sử dụng nó cũng khá dễ dàng. Bảng quản lý công việc cần có:

• Các công việc cần thực hiện
• Nhân sự
• Thời gian
• Cách thực hiện
• Các thông tin bên trong như: tên dự án, các công việc đã và đang làm, các công việc đang chờ xử lý. Ngoài ra còn có chi tiết người thực hiện và đánh giá (nếu có).

Bảng theo dõi tiến độ công việc thường có các đầu việc quan trọng được liệt kê, người thực hiện. Và thời gian thực hiện từng công việc, tiến độ như thế nào. Sau khi dự án kết thúc thì có thể dễ dàng đánh giá được hiệu quả công việc.

 Hướng dẫn tạo bảng quản lý công văn, hợp đồng

• Bước 1: xây dựng quy trình, sơ đồ quản lý. Việc này sẽ giúp xác định được thứ tự các công việc thực hiện.
• Bước 2: xây dựng danh mục nhóm đối tượng cần quản lý như:

Đối tượng ban hành công văn đến, đối tượng nhận công văn đi, những tổ chức hay cá nhân ký kết hợp đồng…Các phòng ban, nhân viên…

• Bước 3: mở các sheet quản lý công văn đến, công văn đi, văn bản nội bộ.

Khi có phát sinh liên quan đến loại văn bản nào sẽ ghi sổ cho loại đó. Có thể thực hiện một số chức năng: Data Validation để tạo danh sách chọn cho các cột: loại văn bản, người ký, nơi ban hành… Data Validation để quy định chỉ được nhập dữ liệu dạng ngày vào các cột Ngày ký, Ngày gửi… Conditional formatting giúp theo dõi tình trạng công văn, hợp đồng.

• Bước 4: Xây dựng công thức tính mã văn thư

Bước này để thống nhất mã văn thư cho toàn bộ Sổ quản lý công văn, hợp đồng. Thường sử dụng công thức: Vlookup: để tham chiếu theo loại văn bản Countif: để đếm số lần xuất hiện loại văn vản đó trong sổ. Những hàm liên quan tới định dạng, ghép nối chuỗi…

Lưu ý khi tiến hàng lập bảng Excel quản lý công việc

Khi lập 1 bản kế hoạch để quản lý, bạn cần phải đưa ra những chi tiết, yếu tố liên quan đến công việc. Điều này sẽ giúp quá trình theo dõi tốt hơn. Những nội dung đó bao gồm:

• Các công việc cần thực hiện
• Thời gian hoàn thành
• Những người phụ trách đảm nhận nhiệm vụ

Những thông tin càng được cụ thể thì bạn càng dễ dàng theo sát tiến độ công việc theo kế hoạch đã đặt ra. Và nếu có thay đổi thì cũng điều chỉnh lại rất dễ dàng. Người quản lý và các đối tượng khách hàng khi nhìn vào bảng quản lý công việc cũng có thể dễ dàng thấy được tiến độ hoàn thành dự án như thế nào, giúp bạn bỏ được một số yêu cầu báo cáo công việc.

Trên đây là hướng dẫn quản lý công việc bằng Excel đơn giản mà hiệu quả cho các doanh nghiệp SME. Chúc các bạn thực hiện thành công nhé!

Liên hệ: